Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN – DENIECEE KINDERERGOTHERAPIE

• Toepasselijkheid en Algemeen Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle behandelingen en diensten van Deniecee Kinderergotherapie. Door akkoord te gaan met een ergotherapeutische behandeling komt een behandelovereenkomst tot stand conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en stemt u in met deze algemene voorwaarden en de privacyverklaring. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig als ze schriftelijk tussen de praktijk en de cliënt zijn overeengekomen.

Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. In dat geval zal Deniecee Kinderergotherapie de betreffende bepaling vervangen door een bepaling die de strekking van de oorspronkelijke zo veel mogelijk benadert.

• Vergoeding en Tarieven Deniecee Kinderergotherapie heeft contracten met de meeste zorgverzekeraars. Ergotherapie voor kinderen wordt vergoed vanuit de basisverzekering tot ten minste 10 uur per kalenderjaar, zonder aftrek van eigen risico (kinderen onder 18 jaar hebben geen eigen risico). Sommige zorgverzekeraars vergoeden meer uren vanuit een aanvullend pakket; raadpleeg hiervoor uw polisvoorwaarden. De declaratie van de behandelkosten wordt bij gecontracteerde verzekeraars rechtstreeks door de praktijk ingediend, zodat u in die gevallen geen factuur ontvangt.

Cliënten zonder (volledige) vergoeding: Indien uw zorgverzekeraar de ergotherapie niet of niet verder vergoedt (bijvoorbeeld nadat de 10 uur basisvergoeding is verbruikt), bent u zelf verantwoordelijk voor de betaling van de behandeling(en). U heeft dan de keuze de behandeling te beëindigen of deze op eigen kosten voort te zetten. In het laatste geval hanteert de praktijk een tarief in overleg, doorgaans gebaseerd op het door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) vastgestelde ergotherapietarief. De cliënt draagt er zelf zorg voor om bij de eigen verzekeraar na te gaan in welke mate de behandeling wordt vergoed. Deniecee Kinderergotherapie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor overschrijding van het maximaal aantal door de verzekeraar vergoede behandelingen.

Verwijzing en Directe Toegankelijkheid: Ergotherapie is direct toegankelijk (Directe Toegankelijkheid Ergotherapie, DTE) tenzij uw verzekeraar een verwijzing vereist. U kunt in principe zonder verwijzing een afspraak maken; hierbij zal de ergotherapeut eerst een korte DTE-screening uitvoeren en uw huisarts hierover informeren. Controleer bij uw verzekeraar of een verwijzing vereist is volgens uw polisvoorwaarden. Wanneer u via een verwijzer (bijvoorbeeld huisarts of specialist) bent doorverwezen, houdt de praktijk de verwijzer op de hoogte van de voortgang van de behandeling, tenzij u nadrukkelijk bezwaar maakt.

• Afspraken en Annulering Afspraken voor behandeling worden in overleg gepland. De behandelingen vinden uitsluitend plaats op afspraak, op de overeengekomen locatie (praktijk, thuis of school) en tijd. Wij verzoeken u tijdig aanwezig te zijn op de afspraak. Indien u verhinderd bent, dient u de afspraak uiterlijk 24 uur van tevoren te annuleren. Afzeggen kan telefonisch (eventueel door een bericht in te spreken op de voicemail) of per e-mail.

Bij niet tijdig afgezegde afspraken (afmeldingen korter dan 24 uur voor de geplande tijd) of bij no-show (niet verschijnen zonder afmelding) heeft de praktijk het recht de gereserveerde tijd volledig in rekening te brengen. Deze kosten worden niet vergoed door de zorgverzekeraar en komen dus voor uw eigen rekening. De huidige standaardtarief voor een niet nagekomen afspraak bedraagt doorgaans het reguliere behandeltarief. Na een afzegging ligt het initiatief voor het maken van een nieuwe afspraak bij u; u dient zelf contact op te nemen om een vervangende afspraak in te plannen.

• Samenwerking met Scholen en Andere Betrokkenen Voor een optimaal resultaat kan Deniecee Kinderergotherapie samenwerken met andere betrokkenen in de omgeving van het kind, zoals de school, huisarts, verwijzer of andere zorgverleners (bijvoorbeeld logopedist, fysiotherapeut of psycholoog). Informatie-uitwisseling met derden gebeurt uitsluitend met uw voorafgaande toestemming en indien dit relevant is voor het behandeltraject. U kunt bij de intake aangeven met welke betrokkenen de ergotherapeut mag overleggen. Met uw toestemming zullen relevante bevindingen en verslagen gedeeld worden met bijvoorbeeld de verwijzend arts of leerkracht van uw kind.

De ergotherapeut kan, indien nodig, ook op locatie (bijvoorbeeld op school of thuis) observeren of behandelen om de behandeling af te stemmen op de dagelijkse omgeving van het kind. In verband met schoolgaande kinderen kunnen afspraken soms onder schooltijd plaatsvinden; indien mogelijk wordt in overleg met ouders en school een geschikt tijdstip gepland. Alle partijen streven naar een goede samenwerking in het belang van het kind.

• Dossiervoering en Privacybescherming Deniecee Kinderergotherapie hecht veel waarde aan de privacy van u en uw kind. De praktijk houdt een behandeldossier bij met relevante gegevens over de behandeling, conform de WGBO en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin worden uitsluitend gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ergotherapeutische behandeling. Wij gaan vertrouwelijk om met uw gegevens; alle medewerkers, stagiaires of waarnemend ergotherapeuten binnen de praktijk hebben een strikte geheimhoudingsplicht.

U heeft het recht om het dossier van uw kind in te zien (tot 12 jaar oud daarna met toestemming van uw kind) en desgewenst een afschrift te krijgen. Indien u meent dat bepaalde gegevens onjuist zijn vastgelegd, kunt u de ergotherapeut verzoeken om correctie van deze gegevens. Deniecee Kinderergotherapie zal geen informatie aan derden verstrekken zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij een wettelijke plicht dit vereist. De verwijzer (bijvoorbeeld uw huisarts) wordt doorgaans door ons op de hoogte gehouden van de voortgang en resultaten van de behandeling, tenzij u daar bezwaar tegen maakt.

Na afronding van de behandeling worden de dossiergegevens conform de wettelijke bewaartermijn 15 jaar bewaard vanaf de einddatum van de behandeling. Na het verstrijken van die termijn worden de gegevens vernietigd. U heeft het recht om eerder om vernietiging van (delen van) het dossier te verzoeken, voor zover de wet dat toestaat. Voor nadere informatie over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, verwijzen wij naar onze Privacyverklaring.

• Betalingsvoorwaarden Indien de behandelingen door uw zorgverzekeraar worden vergoed en de praktijk een contract heeft met uw verzekeraar, zal de declaratie rechtstreeks bij de verzekeraar worden ingediend. U ontvangt in dat geval geen rekening voor de verzekerde zorg. Kosten die niet door de zorgverzekering worden gedekt, zoals eigen betalingen voor niet-verzekerde behandelingen of niet nagekomen afspraken, worden rechtstreeks aan de cliënt (of diens ouder/verzorger) gefactureerd.

Voor dergelijke particuliere facturen hanteert Deniecee Kinderergotherapie een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum. U dient het factuurbedrag binnen deze termijn te voldoen via de aangegeven betaalmethode (bankoverschrijving o.v.v. factuurnummer, tenzij anders vermeld). Indien betaling uitblijft binnen 14 dagen, ontvangt u een betalingsherinnering. Bij het versturen van een tweede herinnering (aanmaning) kan de praktijk administratiekosten in rekening brengen ter dekking van de extra incassokosten.

Blijft betaling ook na aanmaning uit, dan is de cliënt in verzuim. In dat geval is de praktijk gerechtigd om de behandeling (tijdelijk) op te schorten of te beëindigen wegens wanbetaling. Tevens worden wettelijke rente en incassokosten in rekening gebracht vanaf het moment van verzuim. De vordering kan worden uitbesteed aan een incassobureau of andere derde. Alle kosten die verbonden zijn aan het innen van achterstallige betalingen (zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke kosten) komen volledig voor rekening van de cliënt.

De cliënt blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de volledige betaling van verleende diensten, ongeacht eventuele vergoedingen van de zorgverzekeraar. Eventuele disputen over declaraties dienen binnen redelijke termijn kenbaar te worden gemaakt. Bij vragen of onduidelijkheden over een rekening kunt u contact opnemen met de praktijk.

• Klachtenregeling Deniecee Kinderergotherapie streeft naar hoogwaardige zorg en een goede dienstverlening. Toch kan het voorkomen dat u ergens niet tevreden over bent. Heeft u een klacht of verbeterpunt, laat dit dan zo snel mogelijk aan ons weten. In eerste instantie verzoeken wij u om eventuele klachten te bespreken met de behandelend ergotherapeut. Een open gesprek kan vaak al verheldering geven en leiden tot een oplossing.

Komen we er samen niet uit, dan kunt u gebruikmaken van de onafhankelijke klachtenprocedure conform de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Deniecee Kinderergotherapie is aangesloten bij een erkende klachten- en geschillencommissie voor de paramedische zorg. U kunt uw klacht formeel indienen bij een onafhankelijke instantie die cliënten bijstaat en de weg wijst bij klachten in de zorg. Een onafhankelijke klachtenfunctionaris zal u begeleiden bij de afhandeling van uw klacht en bemiddelen tussen u en de zorgverlener.

Indien ook met tussenkomst van de klachtenfunctionaris geen oplossing wordt bereikt, kan de klacht worden voorgelegd aan de Geschillencommissie. Deze commissie doet een bindende uitspraak over het geschil. Het indienen van een klacht of geschil is kosteloos voor de cliënt (behoudens eventuele kosten voor rechtsbijstand mocht u die inschakelen). Een klachtenfolder met nadere toelichting op de procedure is op verzoek beschikbaar in de praktijk.

• Aansprakelijkheid Deniecee Kinderergotherapie heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor eventuele schadegevallen. Aansprakelijkheid van de praktijk voor schade is echter beperkt. Enige aansprakelijkheid van de praktijk bestaat uitsluitend voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van opzet of grove nalatigheid van de behandelend ergotherapeut. Voor indirecte schade, gevolgschade of andersoortige schade is de praktijk niet aansprakelijk. Indien de praktijk toch aansprakelijk mocht zijn, is die aansprakelijkheid gemaximeerd tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van de praktijk wordt uitbetaald.

Daarnaast gelden de volgende bepalingen ter beperking van aansprakelijkheid:

• De praktijk is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van cliënten (of ouders/verzorgers) in de praktijkruimte of op de locatie van behandeling. U wordt geadviseerd zorgvuldig met uw eigendommen om te gaan en geen waardevolle spullen onbeheerd achter te laten.
• Schade aan eigendommen van de praktijk, de inventaris of het gebouw, veroorzaakt door de cliënt of het kind van de cliënt, zal op de cliënt verhaald worden. Dit omvat bijvoorbeeld opzettelijke beschadiging of onzorgvuldig gebruik van materiaal dat door de ergotherapeut is uitgeleend of gebruikt tijdens de behandeling.
• De praktijk is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit het door de cliënt verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie aan de ergotherapeut. Dit betreft zowel medische informatie als andere relevante gegevens. De cliënt (ouder/verzorger) blijft zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van alle voor de behandeling essentiële informatie, zoals medische voorgeschiedenis, medicatiegebruik, of veranderingen in de situatie van het kind.
• Adviezen die buiten de behandelafspraken om telefonisch of per e-mail worden gegeven, zijn naar hun aard vrijblijvend. Hoewel deze adviezen met zorg worden verstrekt, kan daaraan geen aansprakelijkheid worden ontleend.
• Indien de praktijk materialen of hulpmiddelen uitleent voor gebruik tijdens of buiten de behandeling, dienen deze binnen de afgesproken termijn in goede staat te worden geretourneerd. Indien dit niet gebeurt, of als de materialen beschadigd of verloren zijn geraakt, zal de cliënt hiervoor aansprakelijk worden gesteld. In dat geval kan een vervangings- of herstelvergoeding in rekening worden gebracht.

Deniecee Kinderergotherapie zal altijd streven naar veilige en verantwoorde zorg. Eventuele schadeclaims dienen zo spoedig mogelijk schriftelijk bij de praktijk te worden ingediend.

• Beëindiging van de Behandeling Een ergotherapiebehandeling kan door zowel de cliënt (ouder/verzorger) als de ergotherapeut worden beëindigd. Beëindiging door de cliënt: U heeft het recht om op elk gewenst moment de behandeling stop te zetten, bij voorkeur in overleg met de ergotherapeut. Wij stellen het op prijs als u uw wens tot beëindiging tijdig kenbaar maakt, zodat we de afronding en eventuele nazorg goed kunnen regelen. De ergotherapeut zal in dat geval samen met u de voortgang bespreken en zorgdragen voor een goede afronding, bijvoorbeeld door het opstellen van een eindverslag en het informeren van de verwijzer (met uw toestemming).

Beëindiging door de ergotherapeut: De ergotherapeut kan voorstellen de behandeling te beëindigen wanneer de behandeldoelen zijn behaald, er naar zijn/haar professionele inzicht geen verdere verbetering te bereiken is, of als verdere behandeling niet (meer) zinvol is. Ook bij herhaaldelijke no-shows, structurele onvoldoende medewerking van de cliënt, of een verstoorde behandelrelatie kan de therapeut besluiten de behandeling te beëindigen. Dit zal altijd met redenen omkleed aan u worden uitgelegd. Indien van toepassing zal de ergotherapeut, in overleg met u, verwijzen naar een meer geschikte zorgverlener of een alternatief behandeltraject voorstellen.

Bij beëindiging van de behandeling zal de ergotherapeut een afrondend verslag opstellen dat desgewenst naar u en de verwijzer wordt gestuurd. Eventueel uitgeleende materialen dienen bij het einde van de behandeling te worden teruggegeven. Openstaande facturen voor reeds verleende zorg blijven ook na beëindiging van de behandeling verschuldigd en dient u te voldoen conform de betalingsvoorwaarden.

• Toepasselijk recht en forumkeuze Op deze algemene voorwaarden en op alle overeenkomsten tussen Deniecee Kinderergotherapie en de cliënt is Nederlands recht van toepassing. In gevallen van een geschil dat niet via overleg of de hierboven genoemde klachtenregeling kan worden opgelost, zullen partijen in laatste instantie de zaak voorleggen aan de bevoegde rechter in Nederland.

Deniecee Kinderergotherapie behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen zullen schriftelijk of per e-mail aan de cliënten worden medegedeeld. Indien een wijziging plaatsvindt, hebben bestaande cliënten het recht om binnen een maand bezwaar te maken; bij geen bezwaar treden de gewijzigde voorwaarden na die maand in werking. Bij strijdigheid tussen een nieuwe en oude versie van de voorwaarden prevaleert de laatst gecommuniceerde versie.

Versie: april 2025